發(fā)文機關安徽省民政廳,安徽省檔案局
發(fā)文日期2017年04月01日
時效性現(xiàn)行有效
發(fā)文字號皖民務字〔2017〕57號
施行日期2017年05月01日
效力級別地方規(guī)范性文件
各市、縣（市、區(qū)）民政局、檔案局：
為規(guī)范孤兒檔案管理，維護檔案真實、完整和安全，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》和《安徽省人民政府辦公廳關于進一步加強孤兒保障工作的通知》等規(guī)定，省民政廳會同省檔案局制定了《安徽省孤兒檔案管理辦法》?，F(xiàn)印發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。
安徽省民政廳 安徽省檔案局
2017年4月1日
安徽省孤兒檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為規(guī)范孤兒檔案管理，維護檔案真實、完整和安全，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》和《安徽省人民政府辦公廳關于進一步加強孤兒保障工作的通知》等相關規(guī)定，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱的孤兒檔案是指各級各類兒童福利和管理機構(gòu)在日常業(yè)務工作中所積累的，有關孤兒撫育和成長過程中直接形成的具有保存和憑證價值的各種文字、圖表、聲像和電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄。
第三條 本辦法適用于全省各級各類兒童福利和管理機構(gòu)。
第二章 管理部門及職責
第四條 孤兒檔案工作實行“統(tǒng)一領導、分級管理”的原則，業(yè)務上接受主管部門及同級檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導。按照“誰形成、誰負責”的原則，做好孤兒檔案材料的收集、整理、歸檔、移交、保管和利用工作。
第五條 孤兒檔案形成單位應加強對孤兒檔案工作的管理，納入本單位案卷管理范疇，建立檔案管理制度，指定專人具體負責。社會散居孤兒檔案由孤兒戶籍所在地的民政部門負責，福利機構(gòu)集中供養(yǎng)孤兒檔案由提供服務的兒童福利機構(gòu)負責。
第三章 收集材料范圍及歸檔
第六條 孤兒檔案按照孤兒居住生活情況分為：社會散居孤兒和福利機構(gòu)集中供養(yǎng)孤兒。
第七條 孤兒個人檔案按照“一人一檔”進行歸檔，并按照紙質(zhì)載體和特殊載體進行分類歸檔。其中：
一、紙質(zhì)載體
（一）社會散居孤兒材料收集范圍
1、散居孤兒身份證、戶口本、父母死亡（失蹤）證明、殘疾人證、社會保障卡；
2、監(jiān)護人身份證、戶口本、收入證明、孤兒基本生活申報表、孤兒監(jiān)護協(xié)議書、散居孤兒基本生活費使用監(jiān)管協(xié)議書和體格健康檢查報告。
（二）福利機構(gòu)集中供養(yǎng)孤兒材料收集范圍
1、基本材料：公安部門出具的報案證明、撿拾人撿拾證明；接收棄嬰入院登記表（3歲以下按腳印、3歲以上按手印等存檔）、入院照片、DNA比對證明、兒童福利機構(gòu)接收棄嬰入院公告及其他具有保存價值的文件材料；
2、健康及醫(yī)療記錄：入院時體格檢查記錄（含救治記錄），入院后的觀察記錄；小兒神經(jīng)心理測試報告單、門診病歷（包含病史，既往史，過敏史），嬰幼兒生長發(fā)育體檢表（包括每年常規(guī)體檢）、出院小結(jié)（含手術內(nèi)容）、主要的輔助檢查（附檢查報告如心臟彩超，核磁，智力測試等）、上報收養(yǎng)中心的體檢材料、預防接種記錄（原件或復印件）；“明天計劃”申報、結(jié)賬表（復印件）；體格健康檢查報告；死亡人員的搶救記錄和火化存根等；
3、康復治療記錄：個體康復教育指導檔案、個體康復評估報告、個體康復治療記錄單和轉(zhuǎn)診記錄單等材料；
4、受教育記錄：學齡學生基本信息表（院內(nèi)受教育孤兒）；學生學籍冊（院外受教育孤兒）；個案服務面談記錄（院外受教育孤兒）；孤兒聯(lián)系記錄（院外受教育孤兒）、學生獲獎證明、年度學習成績單、綜合素質(zhì)評價；
5、身份記錄：戶口本、身份證、殘疾人證、社會保障卡等；
6、家庭寄養(yǎng)孤兒檔案應包括：寄養(yǎng)兒童基本信息表、寄養(yǎng)家庭申請表、審核表（寄養(yǎng)家長身份證、戶口本復印件）、家庭寄養(yǎng)合同（家庭試寄養(yǎng)合同）、福利機構(gòu)家訪記錄等；
7、收養(yǎng)孤兒檔案應包括：入院（尋親）公告（原件或者復印件）、被送養(yǎng)孤兒體格檢查表（原件或復印件）、被送養(yǎng)孤兒成長情況報告（原件或復印件）、被送養(yǎng)孤兒成長狀況表（原件或復印件）、同意收養(yǎng)意愿書復印件（10周歲以上）、收養(yǎng)評估報告（原件）、涉外送養(yǎng)通知、國內(nèi)《收養(yǎng)登記申請表》、融和期間委托監(jiān)護協(xié)議或試收養(yǎng)協(xié)議、收養(yǎng)協(xié)議書和收養(yǎng)登記證等；
8、離院記錄:年滿18周歲孤兒轉(zhuǎn)院通知單、成年孤兒參加工作安置通知單、家屬認領通知書和親子鑒定證明（認領孤兒）；
9、其他有保存價值的:主要包括尋親記錄（孤兒本人或其他人員來院尋找親人的記錄）和回訪記錄（被收養(yǎng)孤兒及其家庭重回福利院探訪的記錄）等材料。
（三）孤兒個人檔案（紙質(zhì)）的檔號結(jié)構(gòu)
按照全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-件號的規(guī)則編制。如“J109-GE·2017-Y- 001”。其中，全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標識，按照DA/T 13-1994編制。檔案門類代碼·年度：歸檔文件檔案門類代碼由“孤兒”2位漢語拼音首字母“GE”標識。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如“2017”。保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”等標識。卷號：單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用3位阿拉伯數(shù)字標識，不足3位的，前面用“0”補足，如“026”。
二、特殊載體
（一）實物收集范圍
1、孤兒入院時隨身攜帶的遺棄字條及隨身貴重物品及其他物品等；
2、單位或個人捐贈的具有保存價值紀念品等。
（二）聲像收集范圍
1、慰問、檢查指導孤兒工作的照片、音視頻等；
2、院內(nèi)孤兒每年的合影（全家福）；
3、本單位開展的孤兒成長活動的相關照片、音視頻等；
4、難以保存的孤兒入院時隨身攜帶的物品照片；
5、關于涉及孤兒的重要外事活動形成的照片、音視頻等。
（三）電子資料收集范圍
1、孤兒網(wǎng)絡管理系統(tǒng)形成的電子檔案；
2、上級和其他部門以電子文檔下發(fā)的文件材料；
3、其他方式形成的電子檔案（包括數(shù)碼照片、數(shù)碼音視頻等）。
（四）特殊載體檔案的檔號結(jié)構(gòu)
按照全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-件號的規(guī)則編制。實物標識為“SW”，聲像標識為“SX”，電子標識為“DZ”。如“J109-SW·2017-Y- 001”,是指本單位全宗號為J109的2017年度形成的永久保管的實物檔案的第一件。
第八條 孤兒管理性檔案材料，分為散居孤兒管理檔案和集中供養(yǎng)孤兒管理檔案兩類。按職能——年度——保管期限進行歸檔。
一、散居孤兒管理檔案
包括：入戶走訪調(diào)查表、日常生活狀況、在校情況、健康情況和走訪評估報告、體格健康檢查報告、各級部門印發(fā)孤兒相關文件資料及其他應歸檔的材料。
二、集中供養(yǎng)孤兒管理檔案
包括：健康醫(yī)療記錄、康復治療記錄、體格健康檢查報告、受教育記錄、寄養(yǎng)記錄、收養(yǎng)記錄、安置記錄及孤兒離院后有關生活、學習和工作情況等反饋記錄等相關材料。
年度是指孤兒建立檔案的時間所屬年度。
保管期限是指根據(jù)孤兒檔案應保管的年限。
三、孤兒管理性檔案的檔號結(jié)構(gòu)
按照全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-件號的規(guī)則編制。孤兒管理標識為“GG”，“GG01”為散居孤兒管理，“GG02”為集中供養(yǎng)孤兒管理。如“J109-GG01·2017-Y- 001”,是指本單位全宗號為J109的，2017年度形成的永久保管的散居孤兒管理的第一件。
第九條 孤兒檔案歸檔時間：
（一）散居孤兒檔案應在審批部門審批后15個工作日內(nèi)完成歸檔整理工作，后續(xù)每年形成的文件材料應于次年1月份之前歸檔，并完善目錄；
（二）機構(gòu)集中供養(yǎng)孤兒檔案應在孤兒入機構(gòu)后30個工作日內(nèi)完成基本檔案的整理歸檔工作，后續(xù)每年形成的文件材料應于次年1月份之前歸檔，并完善目錄。
第十條 孤兒檔案應存放于符合檔案保管要求的檔案室，配備防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防鼠、防蟲等設施，確保檔案的安全。
第十一條 孤兒檔案應建立相應的檔案管理制度，指定專人具體負責。
第十二條 照片、音像材料分別按照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）和《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》(DA/T15-1995)的要求整理；孤兒管理工作中形成的電子文件按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）和《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范》(DA/T38-2008)的要求整理。
第四章 檔案管理
第十三條 孤兒檔案管理應當遵行以下原則：
（一）文字類檔案按照“一人一檔”的原則逐步進行組卷整理，每份文件需蓋檔號章，排列順序按文件的形成日期，散居孤兒按照年齡大小或居住區(qū)域進行排序，機構(gòu)集中供養(yǎng)孤兒按照入院到離院進行排序；每卷編制相應的卷內(nèi)文件目錄及卷內(nèi)備考表；
（二）特殊載體檔案按國家相關規(guī)范整理歸入本單位相應門類的檔案，并編制與紙質(zhì)檔案的互見號。對于有特殊價值的實物檔案（如孤兒入院時的貴重物品）應采取特殊搶救手段，盡量延長檔案的使用壽命。對無法長期保存的特殊檔案，應建立影像檔案予以存檔；
（三）有條件的要建立電子檔案，使用檔案管理軟件。按照檔案分類原則，建立孤兒檔案計算機目錄，以方便利用；
（四）孤兒檔案管理應嚴格執(zhí)行保密制度，未經(jīng)批準不得擅自調(diào)閱，不得擅自復印、復制孤兒檔案。
第十四條 孤兒檔案的利用應符合以下要求：
（一）孤兒管理部門因自身工作需要的；
（二）各級政府監(jiān)察、公安、檢察院、法院等單位因公務需要的；
（三）經(jīng)孤兒檔案管理部門主管領導批準后，有關單位、組織或個人因工作需要，辦理相關手續(xù)后可以利用孤兒檔案；
（四）其他需要利用孤兒檔案的，應當經(jīng)孤兒檔案保管的主管部門同意。
第十五條 孤兒檔案僅限于當場查閱、摘抄和復印，嚴禁對孤兒檔案進行涂改、抽換、圈劃、批注或污染、損毀。
孤兒檔案保管單位應當對歸還的孤兒檔案進行清點核對，對檔案摘抄件或復印件加蓋標有“孤兒檔案摘抄件”或者“孤兒檔案復印件”的印章。
第十六條 縣級以上人民政府民政部門應當會同同級檔案行政管理部門對保管期滿的孤兒檔案進行價值鑒定。有繼續(xù)保存價值的，可以延長其保管期限。無保存價值的，編制銷毀清冊，履行審批手續(xù)予以銷毀。銷毀清冊永久保存。
第五章 保管期限、鑒定、銷毀和移交
第十七條 收養(yǎng)、送養(yǎng)、死亡孤兒紙質(zhì)載體檔案保管期限為永久；在院安置孤兒檔案紙質(zhì)載體保管期限為永久；孤兒在集中供養(yǎng)期間死亡的，孤兒紙質(zhì)載體檔案保管期限為永久。其他有保管價值的紙質(zhì)孤兒檔案保管期限為30年。所有檔案保管期限從建立檔案后的次年1月1日起開始計算。
非紙質(zhì)材料形成的孤兒檔案應與相對應的紙質(zhì)檔案保管期限一致。其他有保管價值的照片、音像、電子檔案（以光盤刻錄的方式保管）的保管期限的保管期限為30年。不能長期保管的特殊載體檔案，應以影像方式保管。
第十八條 孤兒檔案保管單位應當成立鑒定小組，對保管期滿的孤兒檔案進行價值鑒定。對有繼續(xù)保存價值的，可以延長其保管期限直至永久。無保存價值的，提出銷毀意見，并建立銷毀清冊。
第十九條 銷毀孤兒檔案應當經(jīng)主管領導批準，并派兩個以上人員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應當對照銷毀清冊清點核對所要銷毀的孤兒檔案，并在銷毀清冊上簽字。銷毀清冊永久保存。
第六章 法律責任
第二十條 兒童福利和管理機構(gòu)應當依照《中華人民共和國檔案法》相關規(guī)定，建立孤兒檔案,遵照相關規(guī)定對孤兒檔案進行管理。
有下列行為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，對檔案的直接責任人給予行政處分；造成損失的，責令賠償損失；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任：
（一）損毀、丟失或者擅自銷毀檔案的；
（二）擅自提供、抄錄、公布檔案的；
（三）涂改、偽造檔案的；
（四）私自泄露或者用作商業(yè)用途的；
（五）檔案工作人員玩忽職守造成檔案損失的。
第七章 附則
第二十一條 孤兒檔案管理工作所需經(jīng)費列入本單位的行政經(jīng)費,由本級財政予以保障
第二十二條 沒有設立兒童福利機構(gòu)的民政部門應當參照本辦法做好孤兒檔案管理工作。
第二十三條 各市、縣(市、區(qū))民政局和檔案局可以結(jié)合本地區(qū)實際情況，共同制定本辦法實施細則。
第二十四條 本辦法由省民政廳、省檔案局負責解釋。
第二十五條 本辦法自2017年5月1日起施行。
附件：
1.卷內(nèi)文件目錄
2.卷內(nèi)備考表式樣
3.孤兒檔案袋正面式樣
4.孤兒檔案盒正面和盒脊式樣
5.孤兒檔案案卷目錄式樣
6.孤兒檔案案卷目錄封面式樣
附件：
卷內(nèi)文件目錄
序號 | 文號 | 責任者 | 題名 | 日期 | 頁號 | 備注 |
填寫說明：
1.順序號：填寫卷內(nèi)文件材料排列的順序編號。
2.文號：填寫文件材料的文號，一般照實抄錄。
3.責任者：填寫文件材料的責任者，一般照實抄錄。
4.題名：填寫文件材料的標題，一般照實抄錄。文件材料沒有標題或者標題不規(guī)范的，可以自擬標題，外加“〔〕”號。
5.日期：填寫文件材料的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年、月、日，如2016年4月19日標注為“20160419”。
6.頁號：填寫文件材料在本卷內(nèi)的起始頁號，最后一份文件填寫該件的起止頁號。
7.備注：對需要說明情況的文件材料在備注欄內(nèi)標注“*”號，并將需要說明的情況填寫在備考表中。
附件2
卷內(nèi)備考表式樣
本卷情況說明： |
填寫說明：
1.本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。立卷后發(fā)生上述情況的，相關人員應當填寫說明并簽名、標注時間。
2.立卷人：由本案卷的整理者簽名。
3.立卷時間：填寫本案卷的立卷完成日期。
4.檢查人：由本案卷質(zhì)量審核者簽名。
5.檢查時間：填寫案卷質(zhì)量審核的時間。
附件3
孤兒檔案袋正面式樣
（全宗名稱） | ||||
孤兒檔案 | ||||
姓名： | 本卷共：件頁 | |||
類別： | 類別代碼： | |||
保管期限：自年月至年月 | ||||
全宗號 | 目錄號 | 卷 號 | ||
填寫說明：
1.全宗名稱：填寫立檔單位的全稱或者通用簡稱。全宗名稱可以直接印在封面上。
2.姓名：填寫該案卷孤兒的姓名。
3.件數(shù)、頁數(shù)：填寫該案卷立卷完成時卷內(nèi)文件的總件數(shù)和總頁數(shù)。立卷后發(fā)生變化的，在“卷內(nèi)備考表”中說明。
4.類別：填寫該案卷所屬的類別名稱。
5.類別代碼：填寫相應的類別代碼。
6.保管期限：填寫該卷檔案保管期限的起止時間。
7.全宗號：填寫國家綜合檔案館給立檔單位編制的代碼。
8.目錄號：填寫該案卷所屬目錄的編號。目錄號一般可用類別代碼代替。一個全宗內(nèi)的目錄號不得重復。
9.卷號：填寫立檔單位編制的案卷排列順序號。一個目錄號內(nèi)的卷號不得重復。
附件4
孤兒檔案盒正面和盒脊式樣
（全宗名稱） |
孤兒檔案 |
孤兒檔案盒正面式樣
填寫說明：
按照孤兒檔案袋的填寫要求填寫。
全宗號 | |
目錄號 | |
起止號 | 室 |
館 | |
類別 | |
類別代碼 | |
盒號 | |
孤兒檔案盒盒脊式樣
填寫說明：
1.按照孤兒檔案袋的填寫要求填寫。
2.起止卷號分別填寫本盒內(nèi)案卷的室編卷號和館編卷號的起止卷號，中間用“—”連接。
3.盒號：填寫檔案盒的排列順序號，在檔案移交國家綜合檔案館時按照進館要求編制。
附件5
孤兒檔案案卷目錄式樣
室編 | 館編 | 姓名 | 保管期限 | 備注 |
填寫說明：
孤兒檔案案卷目錄按照整理完畢的案卷的相應項目填寫。
附件6
孤兒檔案案卷目錄封面式樣
孤兒檔案案卷目錄 |
填寫說明：
1.按照整理完畢的案卷的相應項目填寫。
2.編制單位：填寫該目錄的編制單位名稱。
3.編制日期：填寫該目錄的編制時間。
注：目錄號用類別代碼代替時，為避免一個目錄號下的案卷過多，可以在目錄號后面添加英文字母或數(shù)字，中間用“—”連接，以形成多個目錄號。
