發(fā)文機關國務院
發(fā)文日期1956年04月06日
時效性現(xiàn)行有效
施行日期1956年04月06日
效力級別國務院規(guī)范性文件
國家的全部檔案，包括中華人民共和國成立以來各機關、部隊、團體、企業(yè)和事業(yè)單位的檔案，中華人民共和國成立以前的革命歷史檔案和舊政權檔案，都是我國社會政治生活中形成的文書材料，都是我們國家的歷史財富。檔案工作的任務就是要在統(tǒng)一管理國家檔案的原則下建立國家檔案制度，科學地管理這些檔案，以便于國家機關工作和科學研究工作的利用。
最近幾年來，我國的檔案工作，經過學習蘇聯(lián)的先進的檔案科學知識和培養(yǎng)檔案工作干部，在建立管理制度和改進業(yè)務方面取得了一些成績；但是，很多機關的同志對檔案工作的重要作用認識不夠，大多數(shù)機關的歸檔制度還沒有建立起來，檔案的管理不集中，整理方法不統(tǒng)一、不科學，鑒定和銷毀還缺少一定的標準和制度。各級機關的檔案工作機構大都不健全，工作人員數(shù)量少，業(yè)務生疏，特別是缺少領導骨干。這些情況就使得一些機關的檔案不能得到及時地科學地整理，分散混雜，查找不便，甚至發(fā)生無人管理、遺失文件、泄露國家機密和任意銷毀文件等現(xiàn)象，造成難以彌補的損失。對于革命歷史檔案和舊政權檔案，還只是進行了一部分集中管理的工作，絕大部分仍由有關機關代管，由于管理不嚴，損壞、散失或任意銷毀的現(xiàn)象還很嚴重，至于檔案館工作，尚在開始。為了迅速地加強我國檔案工作的管理，適應目前國家機關工作和科學研究工作對于檔案資料的迫切需要，國務院特決定：
一、 加強國家檔案工作的統(tǒng)一管理。
檔案工作的基本原則是集中統(tǒng)一地管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便于國家各項工作的利用。全國檔案工作，都應該由國家檔案管理機關統(tǒng)一地、分層負責地進行指導和監(jiān)督。各級機關的檔案材料（包括機關的收發(fā)文電、內部文書、會議記錄、電話記錄、技術文件、出版物原稿、印模、照片、影片、錄音等），應該由機關的檔案業(yè)務機構──檔案室──集中管理，不得由承辦單位或個人分散保存；各機關的檔案和代管的檔案，非依規(guī)定的批準手續(xù)，不得任意轉移、分散或銷毀，其中需要永久保存的部分，應當按照統(tǒng)一的規(guī)定，分別集中到國家的中央檔案館或地方檔案館保管。
二、 全面推行文書處理部門立卷，以建立統(tǒng)一的歸檔制度。
各機關辦完的文書材料，應該由文書處理部門整理立卷，定期向機關檔案室歸檔，改變把零散文件隨辦隨歸檔和成堆歸檔的錯誤作法。實行文書處理部門立卷，就可以發(fā)揮文書處理部門熟悉有關業(yè)務和文件處理過程的優(yōu)點，提高案卷的質量和立卷工作的效率；就可以由文書處理部門暫時保存本年度的文件，大大減少歸檔和調卷的手續(xù)，并且改變承辦人員分散保存文件的現(xiàn)象，從而有利于保守國家機密的工作，同時，還可以使機關檔案室騰出手來，做好檔案的整理和組織利用等工作，更好地為機關工作服務。目前中央一級和省、自治區(qū)、直轄市一級國家機關已經這樣做了的應當注意總結經驗，健全制度，鞏固成績，提高工作的效率和質量；還沒有這樣做的，應當迅速地作好準備，在一九五六年內全面推行。
三、 迅速整理開國以來的積存檔案。
各級機關自中華人民共和國成立以來積存的檔案，數(shù)量是很龐大的。為了便于現(xiàn)在利用和將來向國家檔案館移交起見，各級機關對于本機關的積存檔案，都應該進行一次認真的整理，劃清永久保存、定期保存和剔出銷毀的范圍，按照統(tǒng)一的規(guī)定，分別進行處理；并且通過這次整理，取得經驗，使機關的檔案工作制度健全起來。已經集中的原大行政區(qū)機關的檔案，應該按照已經制定的辦法迅速進行整理。中央一級和省、自治區(qū)、直轄市一級機關在整理各機關的積存檔案和代管的原大行政區(qū)機關檔案的時候，都應該組織一定的力量，加強領導，大力進行，要求在一九五六、一九五七兩年內完成。專、縣級機關的積存檔案也應該著手進行整理。
四、 必須積極收集和清理分散在各地的革命歷史檔案和舊政權檔案。
中華人民共和國成立以前的革命歷史檔案，應該以省為單位進行調查、收集和初步整理，準備交給中共中央檔案館籌備處負責集中整理和保存。各地各單位代管的舊政權檔案，除敵偽黨、團和特務、警憲等機關的政治檔案應該由公安部門組織清理外，都應該在省、自治區(qū)、直轄市人民委員會統(tǒng)一領導通盤計劃下，由原代管機關負責在一九五六和一九五七兩年內做好清理和整理工作，同時加強保護，以便將來按照統(tǒng)一規(guī)定分別向指定的國家檔案館集中。
五、 國家檔案局在加強全面規(guī)劃工作中，應該充分發(fā)揮對全國檔案工作的指導和監(jiān)督的積極作用。
為此，必須和各機關在檔案工作上取得密切聯(lián)系，加強調查研究，深入了解情況，有重點地檢查各地各機關的檔案工作，總結和推廣先進經驗，并在此基礎上迅速擬訂檔案工作條例，擬訂關于規(guī)定范圍的規(guī)定和檔案保管期限標準表，建立鑒定和銷毀檔案的制度，使檔案工作迅速走上正軌，迎頭趕上國家建設事業(yè)的需要。
六、 加強各級檔案工作機構。
國務院各部、各委員會和各直屬機構應該在辦公廳（室）之下設立和加強檔案室，負責管理本機關的檔案；有的部門為了指導和監(jiān)督本機關檔案室的工作和所屬系統(tǒng)的檔案工作，可以設立檔案管理處（或局）。各省、自治區(qū)、直轄市人民委員會應該在辦公廳下迅速設立檔案管理處，負責指導和監(jiān)督各廳、局和省、自治區(qū)、直轄市以下各級國家機關的檔案工作；各廳、局應該設立檔案室，負責管理本機關的檔案。專、縣級機關和各級企業(yè)單位、事業(yè)單位和人民團體也應該設立檔案室或配備專職干部管理檔案。國家檔案局應該全面規(guī)劃，逐步地在首都和各省區(qū)建立中央的和地方的國家檔案館。各級檔案工作機構，都應該按照工作需要和精簡原則，由各級編制委員會迅速確定編制，由人事部門配備工作人員；凡是缺少領導骨干的，必須配備或充實骨干力量。
七、 加緊培養(yǎng)干部、提高檔案工作的業(yè)務水平和科學水平。
今后國家的檔案工作干部，除由中國人民大學歷史檔案系進行培養(yǎng)外，特別應該注意分層負責地開辦短期訓練班加強在職干部的業(yè)務學習，結合實際工作，提高其業(yè)務水平。國家檔案局和中國人民大學歷史檔案系對檔案學及其他輔助科目，應該加強研究工作，以提高科學水平。各級國家機關應該對現(xiàn)有的檔案工作人員進行認真的審查，保證檔案工作機構的純潔性；新調配的工作人員要具有一定的政治水平和文化水平，以便能夠較快的學習和掌握檔案業(yè)務。一切在職的檔案工作人員，都應當積極工作，努力學習，爭取成為精通檔案業(yè)務專業(yè)的人才。
檔案工作是一項專門業(yè)務，又是一項機要工作，但在目前國家機關工作中還是一個比較薄弱的環(huán)節(jié)，因此各級國家機關的領導人員必須予以足夠的重視。機關的辦公廳（秘書處、室）必須把檔案工作列為經常的重要業(yè)務之一，切實加強領導，不斷地改進和提高業(yè)務水平，使它能在國家的各項建設中發(fā)揮應有的作用。
國務院各部、各委員會和各省、自治區(qū)、直轄市人民委員會接到這個決定以后，應該迅速進行研究，貫徹執(zhí)行。
