發(fā)文機關(guān)合肥市地震局
發(fā)文日期2012年11月19日
時效性現(xiàn)行有效
發(fā)文字號合震〔2012〕67號
施行日期2012年11月19日
效力級別地方規(guī)范性文件
局機關(guān)各處室、監(jiān)測中心：
為做好我局各門類檔案整理工作，現(xiàn)結(jié)合工作實際制定《市地震局檔案歸檔整理工作流程》并印發(fā)給你們，請認(rèn)真遵照執(zhí)行。
二0一二年十一月十九日
市地震局文書檔案整理工作流程
一、 歸檔材料的要求
1、本單位自行文必須要有底稿，用計算機起草的文件要將有領(lǐng)導(dǎo)簽字的文件作為底稿。
2、歸檔文件不能有重份
3、歸檔材料必須是同一年度。
二、 工作流程
收集應(yīng)歸檔文件、分類、劃分保管期限、裝訂、排列、編寫頁號、蓋歸檔章、編寫件號、編制目錄、裝盒。
(一)收集應(yīng)歸檔文件。每年第一季度機關(guān)各處室和監(jiān)測中心完成上年度文件材料的收集歸檔任務(wù)，具體見《市地震局文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》。下列文件不列入歸檔范圍：
1、上級機關(guān)任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件、普發(fā)供參閱、參考而不需辦理的文件及征求意見的文件；
2、本機關(guān)的重份文件、無查考價值的事務(wù)性臨時性文件、未經(jīng)會議討論通過和未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件與電報、詢問一般性問題或提出一般性意見、建議的人民來信、本機關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外機關(guān)職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料以及為參考而收集來的文件材料；
3、參加非主管機關(guān)召開的會議帶回的不需貫徹執(zhí)行且無查考價值的文件材料、非隸屬機關(guān)抄送的不需辦理的文件材料；
4、下級機關(guān)送來參閱的簡報、情況反映、抄報備案的一般性文件材料及越級上報的不需辦理的文件材料。
（二）分類。結(jié)合我局內(nèi)部機構(gòu)較少，文件量小的實際情況，采用按照保管期限——年度——件號的按件整理的方式進行分類整理，具體步驟是：
1、把歸檔文件按保管期限分成永久、30年、10年三部分；
2、把同一保管期限內(nèi)的文件按年度分開，其中跨年度的會議、事件、臨時性工作等類似情況形成的文件材料，放在會議、事件、臨時性工作等類似情況結(jié)束的年度；
（三）劃分保管期限。具體見《市地震局文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》
（四）裝訂。凡是歸檔文件均按“件"進行裝訂。
1、裝訂前的準(zhǔn)備工作，主要包括以下三項內(nèi)容：
（1）檢查文件材料是否齊全完整，如有缺張少頁或附件等不齊全的應(yīng)設(shè)法補齊，有破損的應(yīng)予以修整，有不宜永久、30年保存的應(yīng)予以復(fù)制；
（2）裝訂邊太窄的適當(dāng)加寬，紙張大于A4標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)按A4標(biāo)準(zhǔn)酌情進行折疊或裁切，小于A4國標(biāo)的應(yīng)酌情按A4進行背貼；
（3）剔除多余的重份和不必要的復(fù)制件。
2、系統(tǒng)排列。一份文件由幾部分組成時，裝訂前應(yīng)按下列順序進行排列：
（1）正本在前，定稿在后；
（2）正文在前，附件在后；
（3）原件在前，復(fù)制件在后；
（4）轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；
（5）批復(fù)在前，請示在后；
（6）成套材料一冊為一件。
3、裝訂方法
（1）10年保管的文件，可保持原貌，不再拆開重新裝訂。
（2）永久和30年保管的文件，采取線繩裝訂法，統(tǒng)一在文件左上角或文件左側(cè)邊沿1.2厘米處用縫紉機扎線裝訂，過厚文件按照以往案卷的“三孔一線法"進行裝訂。
（五）文件材料的排列
1、同一保管期限、同一事由的文件排在一起，如干部任免、表彰獎勵等要排在一起。
2、同一保管期限、不同事由的按文件的重要程度排列。如會議記錄、工作安排、總結(jié)等。
3、會議文件、統(tǒng)計報表、簡報等成套文件材料要集中排列。
（六）編寫頁號按照《安徽省〈歸檔文件整理規(guī)則〉實施細(xì)則》的規(guī)定，歸檔文件用鉛筆以“件"為單位編寫頁號。
1、每件均從“1"開始編起，件與件之間不連續(xù)編制頁號。
2、凡是有文字、圖表的頁面都要編寫頁號，正面編寫在右上角，背面編寫在左上角。
3、一份文件的總頁數(shù)，以該文件最后一個頁號為準(zhǔn)。
（七）蓋歸檔章
1、歸檔章應(yīng)蓋在每件文件首頁的右上方，歸檔章用“紅色"印泥蓋，不能使用其它顏色。其中歸檔章的規(guī)格：長為3×15MM，寬為2×8MM，具體樣式如下：
2、歸檔章各項目的名稱和填寫方法：
1號格 全宗號 | 2號格 年度 | 3號格 室編件號 |
4號格 機構(gòu)或問題 | 5號格 保管期限 | 6號格 館編件號 |
1號格：“全宗號"項，填寫檔案館給我局檔案全宗確定的代號（116）。
2號格：“年度"項，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫文件形成的完整的公元紀(jì)年，不能有任何省略。
3號格：“室編件號"項，由機關(guān)檔案室人員填寫每一份文件的排列順序編號。
4號格：“機構(gòu)（問題）"項，按機構(gòu)分類的填寫產(chǎn)生文件的內(nèi)部機構(gòu)名稱，如“辦公室"、“人事科"等；按問題分類的填寫文件所歸入的“問題類別"的名稱，如“黨群類"、“行政類"等。
5號格：“保管期限"項，填寫每一份文件的保管期限，即“永久"、“30"或“10"。
6號格：“館編件號"項，檔案移交進市檔案館后，由檔案館根據(jù)自己管理的需要與要求確定是否編寫以及如何編寫。
3、填寫歸檔圖章內(nèi)容時要求：（1）凡手工填寫各項目內(nèi)容的，一律用碳素筆填寫；（2）凡項目內(nèi)容用圖章蓋的，一律用紅公印泥；（3）各項目內(nèi)容用數(shù)字表示的，全部用小號數(shù)碼章。
（八）編寫件號。所有文件排列完畢之后，在同一年度內(nèi)按照不同保管期限分別編制件號。
（九）編制目錄。
1、根據(jù)本單位文件材料分類、排列、編號的順序，按照永久、30年、10年三個序列，分別逐件編制歸檔文件目錄，用檔案管理軟件打印。
2、按規(guī)定要進館的永久、30年檔案，應(yīng)編制紙張檔案目錄一式兩套（其中一套交檔案館，一套本單位使用），電子檔案目錄一式兩套（一套交檔案館，一套供日常查檔使用）。
3、目錄本的編制，按照保管期限的不同分別編制永久、30年、10年目錄，按照目錄號和保管期限的不同分別編制目錄。
4、歸檔文件目錄各項目填寫規(guī)范如下：
（1）“件號"項：按照歸檔章內(nèi)的“室編件號"進行填寫；
（2）“責(zé)任者"項：A、填寫制發(fā)文件機關(guān)的名稱或個人的姓名，以文件的蓋章或署名為準(zhǔn)；B、機關(guān)填寫全稱或通用簡稱；C、由兩個或兩個以上機關(guān)的聯(lián)合發(fā)文，只填寫主辦單位名稱，也就是編發(fā)文字號的單位；D、合同、協(xié)議應(yīng)填寫甲方、乙方兩個單位的名稱；E、個人作者填寫其姓名，必要時加填職務(wù)或身份；
（3）“文號"項：填寫文件的發(fā)文字號，三者缺一不可，不得省略其中的部分，無文號的文件材料此項不填寫。
（4）“題名"項：A、照錄文件原題名，不得自行修改；B、無題名或題名不能揭示文件內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容自擬題名加“[]"填寫；C、有正題名、副題名的文件材料，可選擇其中有檢索價值的題名填寫；D、批復(fù)與請示合為一件，擬寫題名時寫批復(fù)標(biāo)題，將請示文號放在備注欄中方便查找。
（5）“日期"項：A、填寫文件的形成時間，以落款時間、會議通過時間或發(fā)布時間為準(zhǔn)；B、用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，不得省略。月或日如果是一位數(shù)時，其前應(yīng)加寫一個“0"；在打印目錄時應(yīng)分為年和月日兩行。C、時間不詳或沒有時間的文件材料，應(yīng)進行必要的考證。
（6）“頁數(shù)"項：填寫每份文件的總頁數(shù)，總頁數(shù)以文件材料的最后一個頁號為準(zhǔn)。
（7）“備注"項：必要時簡要注明需要說明的特殊情況或問題，如果說明文字比較多時，填寫在備考表中。
（十）裝盒。按照永久、30年、10年三個編號順序分別裝盒。不同保管期限的文件不能混合裝盒；每盒文件之前放置歸檔文件目錄，在文件之后放置一張備考表。
卷 內(nèi) 備 考 表 需要說明的問題： 立卷人： 檢查人： 時 間： |
3、檔案盒封面項目填寫方法。封面包括“全宗名稱"、“年度"和“類別"項，填寫產(chǎn)生檔案全宗的單位的全稱或通用簡稱，具體與目錄夾封面相應(yīng)項目相同。
4、檔案盒脊項目的填寫方法：可按照要求設(shè)計脊背封面打印黏貼或在檔案盒脊背蓋章?！叭谔?quot;項，用大號數(shù)碼章蓋檔案館給本單位檔案全宗確定的代號；“年度"項，用小號數(shù)碼章蓋四位阿拉伯?dāng)?shù)字；“保管期限"項，蓋大號“永久"、“30年"或“10年"；“室編件號"項，由機關(guān)檔案室人員填蓋本盒文件的起止件號；“館編件號"項，空，檔案移交進館后，由檔案館根據(jù)自己管理的需要與要求確定是否編寫以及如何編寫；“盒號"項，用大號數(shù)碼章蓋本盒的排列順序號。
附件2：
市地震局會計檔案整理工作流程
一、收集：收集范圍包括會計決算報表、季月報、銀行存款帳、現(xiàn)金日記帳、總帳、各類明細(xì)帳、會計憑證、銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、會計移交清冊、會計檔案保管清冊、銷毀清冊等材料。
二、整理：對已收集的會計文件材料進行科學(xué)整理編目，包括:
1、分類：會計檔案分類采用“年度——形式分類法"，先分年度,再把同一年度的會計文件材料分為憑證、帳簿、報表和其他四大類，然后把不同保管期限的會計文件材料分別組成單個保管單位（卷）。
2、組卷：分別按憑證、帳簿報表和其他類進行組卷。報表的組卷：年度決算報表單獨組卷,不與季月報合并。帳簿的組卷：按銀行存款帳、現(xiàn)金日記帳、總帳、明細(xì)帳等各自組卷。有些帳頁較少，可將科目內(nèi)容相近的帳頁合并組卷，但在卷內(nèi)排列時要前后分開；特別要注意，不同保管期限的不能合并，如期限為25年的現(xiàn)金日記帳不能與15年的總帳合并。憑證的組卷：按憑證編號排列，每月裝訂成一卷或數(shù)卷。憑證附件折疊時要整齊，不要超過憑證封面長度。
3、編（張）頁號：報表、帳簿等有文字、數(shù)字的頁面都要編頁號，空白頁不編號。編頁號的位置，紙張正面編在右上角，反面編在左上角。對報表、帳簿上原來的封面予以保留并也要編頁號。憑證卷內(nèi)的每一份憑證單都有憑證號，排列時按憑證順序號，其附件可以不編號。
4、填制卷內(nèi)目錄：報表、帳簿要填制卷內(nèi)目錄。憑證不抄卷內(nèi)目錄。
①“文件作者"欄填本單位簡稱；
②“文件標(biāo)題"欄填各類報表名稱、科目名稱，如“一九九九年一月份月報表"，一種報表、一個科目填一欄；
③“日期"欄填該文件的形成日期；
④“起止頁號"欄填該文件所在頁的起頁號（如第一件“起止頁號"中填入“1"），該卷內(nèi)的最后一個文件要填起頁號和止頁號（如“15～18"）；
5、裝訂：要求堅實、整齊、美觀。裝訂前要去掉大頭針、回形針等金屬物，以防銹蝕影響字跡。對大的張頁要折疊，小的張頁要襯貼成A4或16K紙張大小。折封面時，注意背脊折6條痕，第1、2、3及6條折痕已固定，根據(jù)案卷厚度調(diào)節(jié)第4、5條折痕。報表、帳簿裝訂時紙張左邊、下邊疊齊，采用“三針法"。硬面帳簿可將案卷封面折好后用雙面膠或漿糊等辦法粘貼。憑證裝訂時左邊、上邊疊齊，在左上角裝訂。
6、填寫案卷封面：封面的第一欄填寫本單位全稱。中間最大一欄填寫案卷標(biāo)題，內(nèi)容包括作者、時間、會計檔案材料名稱。
案卷號：每本案卷確定的流水號，就是該案卷的“案卷號"。
保管期限：會計年度報表（決算）、會計檔案保管清冊、銷毀清冊為永久保管；現(xiàn)金出納帳、銀行存款帳保管期為25年；總帳、明細(xì)帳、輔助帳簿、會計憑證、會計移交清冊等保管期為15年；月、季度報表、銀行余額調(diào)節(jié)表、對帳單保管期為5年。
起止日期：填案卷內(nèi)最早一份和最遲一份文件材料的日期。
張數(shù)：卷內(nèi)材料的總頁數(shù)，與卷內(nèi)目錄上總頁數(shù)對應(yīng)。硬面帳簿包括空白頁。
備考表：在封底，填寫好立卷人、立卷時間及需說明的情況。
目錄、封面上的書寫統(tǒng)一用墨汁或碳素墨水，字跡要整潔清楚。
7、粘貼封簽、蓋?。簯{證封簽的填寫和粘貼：年度填4位數(shù)；月份按實填；“冊"中前一個“2"
表示該月共有憑證2冊，后一個“1"或2"表示本月的第一冊或第二冊（見右），只有一冊的就寫“1"；最下行“卷"表示在全年案卷中的排列位置在11卷及12卷。
憑證封簽倒貼于憑證左上角背脊上。憑證封簽粘貼好后在與憑證封面、封底接縫處加蓋“騎縫章"。
活頁帳簿封底裝訂線頭（打死結(jié)）上粘貼薄紙并在二端加“騎縫章"。
8、案卷排列：在一個帳戶一年度的案卷中，按照報表（年報、季月報）、帳簿（銀行存款帳、現(xiàn)金日記帳、總帳、明細(xì)帳）、憑證（一月憑證、二月憑證、……十二月憑證）順序排列，一卷一個號，一年編一個小流水號。該流水號就是該案卷的卷號。
9、抄寫案卷目錄：根據(jù)案卷排列的順序號，將每卷的卷號、案卷名稱（標(biāo)題）等項內(nèi)容抄在案卷目錄上，目錄一式二份，一份在會計部門，一份作為檔案移交用。
10、編寫說明，放在會計檔案的案卷目錄前。主要內(nèi)容是：①本單位建立時間；②建立會計核算的時間；③機構(gòu)撤并變動情況；④歷任會計姓名、任職時間；⑤整理過程中發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況。
三、保管：局機關(guān)每年形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由辦公室按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由辦公室保管一年，期滿后由辦公室編制移交清冊，移交機關(guān)綜合檔案室。自2008年以后由市財政局代帳采用電子計算機進行會計核算的電子會計檔案，也應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。
四、銷毀：保管期滿的會計檔案，除末結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和其它末了事項的原始憑證不得銷毀，單獨抽出組卷外，其它期滿檔案可按照以下程序銷毀：
①由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊。
②局主要負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，并經(jīng)市財政部門審查批準(zhǔn)。
③銷毀時，應(yīng)當(dāng)由市檔案局和市財政局共同派員參加監(jiān)銷。
④監(jiān)銷人員應(yīng)對銷毀檔案清點核對，在銷毀清冊上簽名蓋章，并歸檔作永久保存。
附件3：
市地震局實物檔案整理工作規(guī)則
一、收集
1、收集范圍：⑴我局和監(jiān)測中心獲得的具有保存價值的各種證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎?wù)?、獎牌、匾等；⑵我局獲贈的具有保存價值的紀(jì)念杯、紀(jì)念章、紀(jì)念冊、紀(jì)念票證、題詞、字畫、票證、禮品、工藝品、牌匾等；⑶我局已宣布停止使用的印信（包括舊印章、印模、徽標(biāo)）；⑷我局舉辦或承辦重大活動形成的具有保存價值的憑證性實物,包括活動標(biāo)志、證件、證書以及其它有重要保存利用價值的實物等；
2、收集要求：⑴歸檔的實物應(yīng)在形成或獲得實物一個月內(nèi)向我局辦公室移交，任何單位或個人不得隨意將歸檔實物損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人；⑵收集的實物沒有明確標(biāo)明主題和時間的，移交單位或個人應(yīng)在移交時對實物的主題和時間進行說明；⑶歸檔的實物應(yīng)保持整潔、無破損；⑷歸檔的實物應(yīng)當(dāng)拍照歸檔，所拍照片納入我局照片檔案管理。
二、整理
1、鑒定。根據(jù)本單位的歸檔范圍，對每一件實物進行鑒定，判斷其是否應(yīng)當(dāng)歸檔。對存有真?zhèn)我闪x的實物應(yīng)采取必要措施進行鑒定。
2、分類。歸檔實物按照類別進行分類，具體見《市地震局檔案分類方案》。
3、排列。每件歸檔實物在類目內(nèi)按時間先后順序排列。格式主要為：全宗號—實物—類別—年度—件號。
4、編號。根據(jù)排列方式，編制由全宗號（檔案館給我局編制的代號）、類別即“SW"、年度（實物取得或上面標(biāo)注的年度）、件號（歸檔實物的排列順序號，在分類方案的類目內(nèi)，按歸檔實物排列順序從“001"開始標(biāo)注）等各選項組成的序列號，即制作實物標(biāo)簽。并在實物上粘貼項目完整的歸檔標(biāo)簽（見下圖）。平面實物將歸檔章粘貼在實物反面右下方，立體實物將歸檔標(biāo)簽粘貼在實物底座。
全宗號： 類別： 年度： 保管期限： 檔號： |
5、著錄。每件實物都應(yīng)按分類方案，在檔案管理軟件上著錄各項目要素，并打印出歸檔目錄。實物檔案歸檔目錄包括件號、題名（文字說明）、材質(zhì)、型制、年度、類別、參見號、備注。實物檔案目錄應(yīng)編制目錄封面。封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、類別、起止件號等項目（見圖3）。其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。
6、保管。實物檔案應(yīng)專柜保管。對貴重的實物檔案，要采取相應(yīng)措施確保安全，移出檔案室必須要履行簽字手續(xù)。存放實物檔案的庫房和框架應(yīng)保持整潔，定期除塵，避免實物檔案褪色，確保實物檔案完好無損。易蟲蛀、易銹蝕的實物檔案要做好防蟲、防銹蝕的技術(shù)保護工作。有條件的單位應(yīng)建立實物檔案庫房，作為專門保管實物檔案的場所。
