發(fā)文機關(guān)司法部
發(fā)文日期1991年04月22日
時效性現(xiàn)行有效
發(fā)文字號司發(fā)〔1991〕054號
施行日期1991年04月22日
效力級別部門規(guī)章
司法部關(guān)于印發(fā)《鄉(xiāng)鎮(zhèn)法律服務(wù)所業(yè)務(wù)檔案管理辦法》的通知
(1991年4月22日 司發(fā)［1991］054號)
各省、自治區(qū)、直轄市司法廳（局）：
現(xiàn)將《鄉(xiāng)鎮(zhèn)法律服務(wù)所業(yè)務(wù)檔案管理辦法》印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。
第一條 為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)法律服務(wù)所業(yè)務(wù)檔案的管理，根據(jù)國家 檔案法的有關(guān)規(guī)定和司法部《關(guān)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)法律服務(wù)所的暫行規(guī)定》，結(jié)合鄉(xiāng)鎮(zhèn)法律服務(wù)工作實際，制定本辦法。
第二條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)法律服務(wù)所的業(yè)務(wù)檔案，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)法律服務(wù)所在辦理各項法律事務(wù)活動中形成并歸檔的具有查考利用價值的文字、圖表、聲像等不同形式或者載體的文件材料，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)法律服務(wù)工作的真實記錄。
第三條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)法律服務(wù)所必須重視和加強檔案管理工作，建立健全有關(guān)業(yè)務(wù)文件材料的收集整頓、立卷歸檔、保管利用等各項規(guī)章制度，并自覺接受司法行政機關(guān)和檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
第四條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)法律服務(wù)所應(yīng)當(dāng)指定兼職檔案管理人員，負責(zé)指導(dǎo)、督促和檢查鄉(xiāng)鎮(zhèn)法律工作者對業(yè)務(wù)文件材料的收集整理和立卷歸檔，做好本所檔案的接收、保管、利用和銷毀工作，定期檢查和匯報各項檔案管理制度的執(zhí)行和落實情況。
第五條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)法律服務(wù)所的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)當(dāng)根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)法律服務(wù)所的業(yè)務(wù)范圍和承辦的各項法律事務(wù)的不同類別，分別立卷、歸檔和保管。
擔(dān)任法律顧問的業(yè)務(wù)材料要做到每單位一卷；代理民事、經(jīng)濟、行政訴訟，辦理非訴訟法律事務(wù)、調(diào)解糾紛的業(yè)務(wù)材料要做到一案一卷；解答法律詢問、代寫法律事務(wù)文書、協(xié)助辦理公證的業(yè)務(wù)材料要做到定期分類裝訂成冊，按年度立卷；其他業(yè)務(wù)的具有查考利用價值的文件材料可以根據(jù)實際需要，定期分類裝訂成卷。
第六條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)法律服務(wù)各類業(yè)務(wù)案卷的材料應(yīng)當(dāng)完整、準確、齊全，主要應(yīng)當(dāng)包括：受理承辦的各種手續(xù)，具體承辦業(yè)務(wù)過程中形成的各種具有查考利用價值的文書、筆錄及其他文字、圖表、聲像資料，承辦結(jié)果，收費憑證和其他有關(guān)材料；對不能附卷的實物證據(jù)，應(yīng)當(dāng)將其照片和記載證物詳細情況、保管處所的材料附卷后，另行保管。
案卷材料的排列程序，應(yīng)當(dāng)按照承辦各項法律事務(wù)的客觀進程和材料形成的先后順序及其類別編排。
案卷中的各種文字材料，必須用鋼筆或者毛筆書寫，打印件要和底稿同時立卷。
第七條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)法律服務(wù)各類業(yè)務(wù)案卷的裝訂，一律要加封皮、封底，按規(guī)定項目填寫封面、卷內(nèi)目錄、備考表和編寫頁碼；卷面規(guī)格為十六開，材料大于卷面的要加以折疊，小于卷面的要加貼補紙；裝訂一律用線繩，并在裝訂線活結(jié)處貼上封簽。
第八條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)法律服務(wù)各類業(yè)務(wù)案卷材料的收集整頓和立卷歸檔，由具體承辦該項業(yè)務(wù)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)法律工作者負責(zé)。
承辦人在辦理法律事務(wù)的過程中，應(yīng)當(dāng)注意隨時收集有關(guān)的各種材料，并予以妥善保管；在辦結(jié)法律事務(wù)后，應(yīng)當(dāng)檢查和整理全部材料，及時補齊或補辦遺漏的材料和手續(xù)，修補或復(fù)制破損的材料，去掉無關(guān)和重復(fù)的材料，并按規(guī)定進行立卷。
承辦人應(yīng)當(dāng)在辦結(jié)法律事務(wù)后一個月內(nèi)完成立卷，并移交歸檔，不得私自保管。
第九條 檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對承辦人移交歸檔的案卷進行嚴格檢查，對符合立卷要求的予以接收，對不符合立卷要求的退回承辦人重新整理裝訂。
對接收歸檔的案卷，應(yīng)當(dāng)按其類別、年度編寫歸檔順序號，填寫檔案檢索目錄登記簿；根據(jù)需要查考利用期限的長短，確定檔案保管期限；凡涉及國家機密、個人隱私的檔案，應(yīng)當(dāng)列為密卷，并在封面右上角加蓋密卷章。
第十條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)法律服務(wù)所應(yīng)當(dāng)對業(yè)務(wù)檔案實行集中統(tǒng)一管理，設(shè)置適宜存放的設(shè)備，采取防損、防潮、防火等必要措施，并定期進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)丟失應(yīng)及時查找，確保檔案的完整與安全。
第十一條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)法律服務(wù)所應(yīng)當(dāng)重視檔案的查考利用工作，并建立相應(yīng)的檔案借閱制度和保密制度。借閱檔案必須履行一定的批準和登記手續(xù)，密卷檔案應(yīng)嚴格限制借閱范圍；借閱人不得從卷內(nèi)抽取材料，用畢應(yīng)及時歸還；檔案管理人員不得超越制度向任何人提供檔案或者擴大利用范圍，不得向他人泄露檔案內(nèi)容。
第十二條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)法律服務(wù)所業(yè)務(wù)檔案的保管期限，一般分為短期和長期兩種。短期保管期限為五至十年，長期保管期限為十五至二十年；對具有長遠查考利用價值和憑證作用的檔案，可以永久保管。
對業(yè)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)定期進行清理，凡超過保管期限或者失去查考利用價值的檔案，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)法律服務(wù)所提出鑒定意見，并登記造冊，報經(jīng)縣（市、區(qū)）司法局批準后予以銷毀。檔案管理人員不得私自銷毀檔案。
第十三條 城市街道法律服務(wù)所的業(yè)務(wù)檔案管理，參照本辦法執(zhí)行。
第十四條 本辦法自發(fā)布之日起施行。
