發(fā)文機(jī)關(guān)國家檔案局
發(fā)文日期2021年05月26日
時(shí)效性現(xiàn)行有效
施行日期2021年10月01日
效力級別部門規(guī)章
前 言
本文件按照 GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分:標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。
本文件代替 DA/T32—2005《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》,與 DA/T32—2005相比,除結(jié)構(gòu)調(diào)整和編輯性改動外,主要技術(shù)變化如下:
———將“總則”更改為“管理原則”和“管理職責(zé)”,明確管理原則和相關(guān)各方職責(zé)(見第4章、第5章,2005年版的第4章);
———增加了公務(wù)電子郵件系統(tǒng)和電子檔案系統(tǒng)建設(shè)的有關(guān)規(guī)定(見第6章);
———對公務(wù)電子郵件歸檔范圍及保管期限進(jìn)行了明確規(guī)定,明確了歸檔后原系統(tǒng)中文件保存時(shí)間和不屬于歸檔范圍的電子郵件的保存期限。刪除了公務(wù)電子郵件保管環(huán)節(jié)制作備份等內(nèi)容,因相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)已完善,不再單獨(dú)規(guī)定(見第7章,2005年版的第9章);
———增加了公務(wù)電子郵件的形成要求(見第8章);
———增加了公務(wù)電子郵件的歸檔方式、歸檔格式及元數(shù)據(jù)等相關(guān)要求(見第9章、附錄 A);
———刪除了公務(wù)電子郵件收發(fā)文登記表的相關(guān)規(guī)定(見2005年版的附錄 A);請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識別專利的責(zé)任。
本文件由國家檔案局提出并歸口。
本文件主要起草單位:深圳市檔案館、交通銀行股份有限公司、國家檔案局經(jīng)濟(jì)科技檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)司。
本文件主要起草人:黃俊琳、姜延溪、蔡盈芳、沈明智、車昊珈、周驊、付曉莉、鄒彬、曾寧、張相、張晶晶、袁瑞、楊國柱。
本文件所替代文件的歷次版本發(fā)布情況為:
———DA/T32—2005。
公務(wù)電子郵件歸檔管理規(guī)則
1 范圍
本文件確立了公務(wù)電子郵件的形成、收集、整理、歸檔的程序與規(guī)則。
本文件適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織(以下簡稱單位)及個(gè)人公務(wù)活動中形成的電子郵件歸檔工作。
2 規(guī)范性引用文件
下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中,注日期的引用文件,僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。
GB/T18894 電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范
GB/T32397 中文電子郵件地址 郵件頭格式技術(shù)要求
GB/T37002 信息安全技術(shù) 電子郵件系統(tǒng)安全技術(shù)要求
DA/T22 歸檔文件整理規(guī)則
DA/T46 文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案
DA/T70 文書類電子檔案檢測一般要求
3 術(shù)語和定義
下列術(shù)語和定義適用于本文件。
3.1
電子郵件 electronicmail
由電子計(jì)算機(jī)生成、處理,并通過電子郵件系統(tǒng)經(jīng)由通信網(wǎng)絡(luò)發(fā)送和接收的電子信息。
3.2
公務(wù)電子郵件 officialelectronicmail
單位或個(gè)人在公務(wù)活動中產(chǎn)生的經(jīng)由電子郵件系統(tǒng)傳輸?shù)碾娮余]件。
3.3
公務(wù)電子郵件系統(tǒng) officialelectronicmailsystem
用于產(chǎn)生、傳送、接收、閱讀和處置公務(wù)電子郵件的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)。
3.4
EML格式文件 EMLformatfile
內(nèi)容編碼采用 MIME格式(多用途互聯(lián)網(wǎng)郵件擴(kuò)展 MultipurposeInternetMailExtensions),遵循RFC822及其后續(xù)擴(kuò)展,一般由郵件頭和郵件體兩部分組成,可保留電子郵件原有的 HTML 格式和標(biāo)題的多用途互聯(lián)網(wǎng)郵件擴(kuò)展格式文件。
4 管理原則
4.1 單位應(yīng)制定公務(wù)電子郵件歸檔管理制度,配備必要的技術(shù)措施,確保公務(wù)電子郵件及時(shí)歸檔,并保證公務(wù)電子郵件檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。
4.2 公務(wù)電子郵件的收集、鑒定、整理、歸檔、保管、移交等環(huán)節(jié)應(yīng)納入單位電子文件歸檔和電子檔案管理程序及相關(guān)人員的崗位責(zé)任,實(shí)行全過程管理與監(jiān)控。
4.3 應(yīng)明確規(guī)定公務(wù)電子郵件歸檔的時(shí)間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等要求,保證歸檔公務(wù)電子郵件的質(zhì)量。
4.4 公務(wù)電子郵件形成、收集、整理、保存等關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程應(yīng)按照 DA/T46形成元數(shù)據(jù),形成的元數(shù)據(jù)與公務(wù)電子郵件同捕獲、同歸檔。
5 管理職責(zé)
5.1 產(chǎn)生和接收公務(wù)電子郵件的部門和人員負(fù)責(zé)公務(wù)電子郵件的收集、鑒定、整理,并定期移交檔案部門。
5.2 檔案部門負(fù)責(zé)制定公務(wù)電子郵件歸檔的制度,對公務(wù)電子郵件歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo);接收歸檔公務(wù)電子郵件,負(fù)責(zé)公務(wù)電子郵件檔案的保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用及處置。
5.3 信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)公務(wù)電子郵件系統(tǒng)接口及相關(guān)公務(wù)電子郵件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、運(yùn)維工作。
5.4 安全保密部門負(fù)責(zé)公務(wù)電子郵件歸檔管理過程的安全保密管理。
6 系統(tǒng)建設(shè)要求
6.1 公務(wù)電子郵件系統(tǒng)建設(shè)與運(yùn)行要求
6.1.1 公務(wù)電子郵件系統(tǒng)的建設(shè),應(yīng)符合 GB/T37002中有關(guān)電子郵件系統(tǒng)信息安全要求,包括公務(wù)電子郵件系統(tǒng)的技術(shù)安全要求、管理安全要求和運(yùn)行安全要求。
6.1.2 公務(wù)電子郵件系統(tǒng)形成的郵件地址、郵件頭格式應(yīng)符合 GB/T32397中有關(guān)編碼、格式、語法等要求。
6.1.3 公務(wù)電子郵件系統(tǒng)應(yīng)能輸出規(guī)范的 EML格式文件或其他包含完整的原始郵件信息的可歸檔格式文件,或具有歸檔電子郵件的接口,接口功能符合歸檔要求,接口輸出數(shù)據(jù)應(yīng)包含完整的原始郵件信息。
6.1.4 公務(wù)電子郵件系統(tǒng)或其備份系統(tǒng)能按 DA/T46的要求,形成元數(shù)據(jù)。
6.2 電子檔案管理系統(tǒng)要求
6.2.1 具有接收(含批量)公務(wù)電子郵件歸檔的功能接口,并能正確解析、驗(yàn)證 EML格式文件或其他歸檔信息包文件,形成歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)。
6.2.2 支持按照 DA/T70的要求進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測。
6.2.3 其他功能符合國家有關(guān)電子檔案管理系統(tǒng)功能要求。
7 公務(wù)電子郵件歸檔范圍及保管期限
7.1 單位應(yīng)結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際確定公務(wù)電子郵件歸檔范圍和劃定具體保管期限。公務(wù)電子郵件保管期限定為永久、定期兩種,定期分為30年、10年。
7.2 歸檔的公務(wù)電子郵件,歸檔后應(yīng)在原電子郵件系統(tǒng)中保留至少1年。
7.3 不屬于歸檔范圍的公務(wù)電子郵件數(shù)據(jù),也應(yīng)在原電子郵件系統(tǒng)中保留至少1年。
8 公務(wù)電子郵件的形成
8.1 公務(wù)電子郵件標(biāo)題應(yīng)簡明扼要,能反映發(fā)送郵件內(nèi)容等。
8.2 公務(wù)電子郵件內(nèi)容應(yīng)盡可能在正文中體現(xiàn)。對于無法在正文中表示的內(nèi)容,可采用郵件附件的方式隨電子郵件正文一起發(fā)送。
8.3 公務(wù)電子郵件附件應(yīng)使用與郵件標(biāo)題具有相關(guān)性的名稱,格式應(yīng)盡可能符合電子檔案存儲格式要求,原則上不得對附件加密。如不符合電子檔案存儲格式要求的應(yīng)進(jìn)行轉(zhuǎn)換,如無法轉(zhuǎn)換為符合電子檔案存儲要求格式的,應(yīng)在郵件附件中加掛能閱讀和處理該附件的軟件。
8.4 公務(wù)電子郵件落款應(yīng)與郵件撰寫人賬號保持一致,發(fā)送日期與實(shí)際相符。
8.5 公務(wù)電子郵件元數(shù)據(jù)應(yīng)符合 DA/T46的規(guī)定,時(shí)間元素值應(yīng)盡可能精確至秒,對于涉及多時(shí)區(qū)的事務(wù),應(yīng)保留時(shí)區(qū)信息。
9 公務(wù)電子郵件歸檔收集
9.1 發(fā)送公務(wù)電子郵件的,無論是單發(fā)還是群發(fā)郵件,均由發(fā)件人提交歸檔;接收外部電子郵件的,應(yīng)在收件人范圍內(nèi)指定責(zé)任人提交歸檔。
9.2 移交歸檔責(zé)任人定期或?qū)崟r(shí)將辦理完畢的公務(wù)電子郵件及其元數(shù)據(jù)以 EML格式文件或其他格式,通過接口或離線方式提交電子檔案管理系統(tǒng),電子檔案管理系統(tǒng)解析出電子郵件的正文、附件及元數(shù)據(jù)信息歸檔。采用定期歸檔的應(yīng)于次年6月30日前完成上一年度的所有電子郵件提交歸檔工作。
9.3 同一主題有多件公務(wù)電子郵件需歸檔時(shí),應(yīng)按往來記錄逐封歸檔,并保持其關(guān)聯(lián)關(guān)系。
9.4 公務(wù)電子郵件提交電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)按照 DA/T70的要求進(jìn)行檢測。公務(wù)電子郵件源格式符合歸檔要求的直接采用源格式歸檔。源格式不符合歸檔要求的應(yīng)轉(zhuǎn)換為符合歸檔要求的格式。不同的公務(wù)電子郵件,根據(jù)其所屬檔案的類別要求確定歸檔格式,推薦如下:
———版式文件格式采用 OFD,不具備 OFD條件用 PDF、PDF/A 格式。
———公務(wù)電子郵件正文以版式文件格式歸檔,附件可以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG 等通用格式;或?qū)⒐珓?wù)電子郵件及其附件按順序合并轉(zhuǎn)換為一個(gè)版式文件。若附件是獨(dú)立文件,格式如下:
● 二維矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等格式歸檔;
● 三維矢量文件應(yīng)轉(zhuǎn)換為STEP格式歸檔;
● 數(shù)據(jù)庫文件以 ET、XLS、DBF、XML等格式歸檔,或?qū)?yīng)歸檔數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為版式文件歸檔;
● 錄音類電子文件以 WAV、MP3等格式歸檔;
● 錄像類電子文件以 MPG、MP4、FLV、AVI等格式歸檔;
● 網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件按相關(guān)規(guī)定要求格式歸檔;
● 其他專用軟件生成的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式歸檔,無法轉(zhuǎn)換的應(yīng)將能讀取該郵件特殊格式文件的軟件一并歸檔。
9.5 公務(wù)電子郵件歸檔時(shí)應(yīng)完整捕獲元數(shù)據(jù)。公務(wù)電子郵件元數(shù)據(jù)與 DA/T46部分元數(shù)據(jù)對照關(guān)系見附錄 A,其他元數(shù)據(jù)捕獲按照 DA/T46的要求進(jìn)行。
10 公務(wù)電子郵件歸檔整理
10.1 歸檔公務(wù)電子郵件應(yīng)按照所制定的保管期限表劃分保管期限。
10.2 歸檔公務(wù)電子郵件以事由或單次發(fā)出(接收)電子郵件為一件;正文、附件為一件;轉(zhuǎn)發(fā)電子郵件與被轉(zhuǎn)發(fā)電子郵件為一件;一次發(fā)出或收到的報(bào)表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件;同一事件一次收到與發(fā)出一般獨(dú)立成件,也可合并為一件。
歸檔公務(wù)電子郵件排序時(shí),正文在前,附件在后;轉(zhuǎn)發(fā)電子郵件在前,被轉(zhuǎn)發(fā)電子郵件在后;收到與發(fā)出的電子郵件作為一件時(shí),發(fā)出的電子郵件在前,收到的電子郵件在后。
10.3 公務(wù)電子郵件可以獨(dú)立形成電子郵件檔案門類,也可以根據(jù)其內(nèi)容歸入相應(yīng)門類。形成獨(dú)立門類的電子郵件按“年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限”或“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問題)”分類,分類法應(yīng)在本單位檔案分類方案中體現(xiàn)。歸入相應(yīng)門類的電子郵件按相應(yīng)門類檔案整理要求分類。
10.4 公務(wù)電子郵件分類后應(yīng)在最低一級類目內(nèi),按時(shí)間結(jié)合事由進(jìn)行排列。同一事由電子郵件,按郵件形成先后順序排列。
歸檔公務(wù)電子郵件應(yīng)編制檔號,獨(dú)立門類電子郵件檔案檔號格式為:全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限代碼—機(jī)構(gòu)(問題)代碼—件號或全宗號—檔案門類代碼·年度—機(jī)構(gòu)(問題)代碼—保管期限代碼—件號,具體按照 DA/T22的要求。
完成檔號編制的電子郵件應(yīng)依據(jù)檔號順序自動生成電子檔案目錄,按本單位歸檔電子文件整理要求增加電子文件目錄封面,并將目錄轉(zhuǎn)換為適合長期保存的版式文件。
10.5 歸入相應(yīng)門類的電子郵件應(yīng)與其所屬門類其他電子文件一同整理,整理方法按 GB/T18894或單位制定的相應(yīng)門類電子文件歸檔要求。
11 公務(wù)電子郵件檔案的移交和接收
11.1 完成歸檔整理的公務(wù)電子郵件應(yīng)在次年6月30日前,向檔案部門移交。
11.2 移交內(nèi)容包括公務(wù)電子郵件(含附件)、元數(shù)據(jù)。
11.3 對接收到的公務(wù)電子郵件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行檢測,檢測方法和項(xiàng)目符合 DA/T70的規(guī)定。經(jīng)檢測合格的方能接收,檢測不合格的應(yīng)退回重新整理,待合格后方可接收。
公務(wù)電子郵件歸檔管理規(guī)則.pdf
附件預(yù)覽
