發(fā)文機關(guān)公安部
發(fā)文日期2008年09月01日
時效性現(xiàn)行有效
施行日期2008年09月01日
效力級別部門規(guī)范性文件
（公安部 2018年9月）
第一條 為推進公安機關(guān)信訪工作的規(guī)范化建設(shè)，做好辦理信訪事項中有關(guān)文件材料的收集、整理及歸卷工作，確保相關(guān)文件材料得到妥善管理和有效利用，依據(jù)《信訪條例》、《公安機關(guān)信訪工作規(guī)定》，參照《公安檔案管理規(guī)定》等法規(guī)或規(guī)章，制定本規(guī)范。
第二條 公安機關(guān)信訪卷宗（下稱信訪卷宗）是指公安機關(guān)按照《信訪條例》和《公安機關(guān)信訪工作規(guī)定》在處理公民、法人或者其他組織以來信、來訪、電子郵件、傳真、電話等方式反映具體信訪事項過程中形成，具有依據(jù)憑證作用或查考使用價值的各種文件材料，按規(guī)范順序整理、裝訂的卷冊。包括與該信訪事項有關(guān)的文字材料、聲像資料、電子文件等。
第三條 信訪卷宗應(yīng)按照“誰辦理、誰收集、誰歸卷”和“材料齊全、順序規(guī)范、依事項（或人）立卷、檢索編目、方便利用”的原則進行整理、歸卷。
第四條 縣級以上公安機關(guān)信訪部門或負(fù)責(zé)信訪工作的部門均應(yīng)制定信訪卷宗的管理制度，明確責(zé)任人，完善信訪卷宗的整理、歸卷工作。
第五條 辦理信訪事項中形成的以下文件材料應(yīng)收集、整理歸入信訪卷宗：
（一）信訪人身份證明、反映信訪事項的來信（原件已交辦、轉(zhuǎn)辦、督辦的用復(fù)印件）、來訪材料、傳真、電話投訴記錄、電子郵件下載件及聲像資料等；
（二）公安機關(guān)處理（復(fù)查、復(fù)核）信訪事項登記表，處理（復(fù)查、復(fù)核）信訪事項決定書、答復(fù)意見書，轉(zhuǎn)送（受理）信訪事項告知單、轉(zhuǎn)送（轉(zhuǎn)辦）信訪事項通知單等專用文書的存根聯(lián)、副本（或正本復(fù)印件），延期辦結(jié)信訪事項審批手續(xù)；
（三）來訪接待記錄、回訪記錄，送達憑證、核查報告、辦結(jié)意見，內(nèi)部審批（呈批）表，重要調(diào)查材料、筆錄，會議紀(jì)要，聽證意見，聲像資料，停訪息訴協(xié)議書、保證書等；
（四）司法鑒定書，交通、火災(zāi)事故認(rèn)定書，物價、會計、審計等部門的評估意見書，法院判決（裁定）書，調(diào)解協(xié)議書，住院記錄及醫(yī)療費用憑證等各類證明材料或其復(fù)印件；
（五）上級機關(guān)交辦（督辦）信訪事項函、電話記錄、下載打印件及傳真，領(lǐng)導(dǎo)批示交辦件及回復(fù)領(lǐng)導(dǎo)或交辦（督辦）單位的報告、復(fù)函；
（六）信訪部門提出的完善政策、改進工作、責(zé)任追究、行政處分建議書等；
（七）其他需要收集、歸入卷宗的文件材料。
第六條 由信訪渠道提出刑事偵查、行政管理事項，并轉(zhuǎn)入刑事偵查、行政管理程序辦理的，信訪卷宗由承辦單位按相關(guān)檔案卷宗管理規(guī)定處理。
第七條 信訪文件材料應(yīng)隨形成、隨收集，同一信訪人反映的信訪事項應(yīng)歸為一卷，不同信訪人反映的同一信訪事項的也可歸為一卷；文件材料多的可歸為多卷。
第八條 信訪事項的歸卷文件材料應(yīng)按以下順序排列：
（一）同一信訪人不同時間提出的不同信訪事項且公安機關(guān)先后做出核查處理的，應(yīng)先將每個信訪事項及核查處理排在一起，再根據(jù)不同信訪事項按時間順序排列；
（二）同一信訪事項或信訪人在同一時間提出的不同信訪事項且公安機關(guān)一并核查處理的，應(yīng)結(jié)論性文件材料在前、其它材料按信訪事項辦理流程排列在后，上級批復(fù)在前、請示報告在后，正文在前、附件在后，正本在前、審批手續(xù)及底稿在后，上級督辦（交辦）函（單）在前、核查報告在后，領(lǐng)導(dǎo)批示在前、相關(guān)報告在后，核查報告在前、證明材料及信訪材料在后；
（三）信訪事項由多個部門或多次交辦，每次均形成結(jié)論性文件的，應(yīng)將最終的結(jié)論性材料放在前面，再將其他材料按辦理流程排列；
（四）同一信訪事項多次交辦或辦理，其結(jié)論或答復(fù)意見被撤銷或有變更的，被撤銷或變更后重新作出的結(jié)論材料、答復(fù)意見在前，原文件材料按照工作流程排列；
（五）補充材料應(yīng)與原文件材料合并歸卷。
第九條 已辦結(jié)的信訪事項應(yīng)首先依法歸檔，其他按以下要求整理、裝訂：
（一）卷宗文書用紙以A4紙為標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，卷宗封面應(yīng)寫明卷宗編號、信訪人姓名、信訪事項類別、受理時間、辦理單位等內(nèi)容；卷內(nèi)首頁應(yīng)編制文件材料目錄表，卷內(nèi)材料應(yīng)按順序編寫頁碼，卷后應(yīng)放置備考表；
（二）應(yīng)按照檔案部門規(guī)定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進行裝訂；卷宗的裝訂應(yīng)整齊、美觀、牢固；
（三）信訪事項辦結(jié)后信訪人再次反映同一信訪問題的，可另卷裝訂，并與前卷建立相關(guān)聯(lián)系；
（四）對于光盤、照片等不便裝訂的資料物品應(yīng)另行裝袋保存，同時應(yīng)登記索引及互查編號，并在卷宗備考表中詳細(xì)注明。
第十條 有領(lǐng)導(dǎo)批示和處理結(jié)果的信訪事項辦結(jié)后，應(yīng)按照檔案部門要求整理后移交歸檔，如信訪人未息訪，信訪卷宗需要隨時備查、補充材料，可在信訪人息訪年度整理移交歸檔。
第十一條 信訪卷宗的存放應(yīng)符合以下要求：
（一）信訪卷宗應(yīng)用專門架柜存放，工作需要且有條件的可設(shè)立單獨房間，并參照《檔案館建筑標(biāo)準(zhǔn)》的安全要求配置；
（二）為方便備查，可根據(jù)信訪事項數(shù)量情況按信訪人、信訪事項類別、管轄單位等制作檢索編目；有條件的公安機關(guān)，可對信訪卷宗進行數(shù)字化加工；
（三）存放信訪卷宗的房間要保持清潔衛(wèi)生，具備防火、防盜、防潮、防蛀等條件，以保證卷宗實體安全。
第十二條 不在檔案移交范圍內(nèi)由負(fù)責(zé)信訪工作的部門自行保存的信訪卷宗，自信訪人表示停訪息訴起保存10年。10年后進行登記造冊，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按相關(guān)文件銷毀程序處理。
第十三條 負(fù)責(zé)信訪工作的部門及人員應(yīng)當(dāng)遵守信訪卷宗管理的制度規(guī)定，對不及時將重要信訪材料收集、整理、歸入卷宗，故意或過失造成材料損毀、丟失，或者擅自藏匿、涂改、偽造信訪卷宗的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。
第十四條 信訪卷宗的管理是信訪工作的基礎(chǔ)建設(shè)內(nèi)容之一，上級公安機關(guān)信訪部門應(yīng)定期對下級公安機關(guān)的信訪卷宗整理、管理工作督促檢查，并可納入對下級公安機關(guān)信訪工作的考評中。
第十五條 公安機關(guān)信訪工作中產(chǎn)生的統(tǒng)計報表、一般性工作報告、總結(jié)及會議材料等不涉及具體信訪事項的其他文書檔案材料的歸檔工作按相關(guān)規(guī)定辦理。
第十六條 本規(guī)范由公安部辦公廳解釋，各地公安機關(guān)可根據(jù)本單位情況制定具體辦法。
第十七條 本規(guī)范自發(fā)布之日起施行。
