發(fā)文機(jī)關(guān)最高人民法院
發(fā)文日期1980年04月25日
時(shí)效性現(xiàn)行有效
施行日期1980年04月25日
效力級(jí)別司法文件
（1980年4月25日）
（一） 本院工作中形成的文書材料，分訴訟文書和行政文書兩部分。
訴訟文書包括：起訴書、上訴狀、審訊筆錄、調(diào)查筆錄、合議庭筆錄、判決書、裁定書、調(diào)解書、審判委員會(huì)決定書、審理和宣判筆錄、案件批復(fù)，以及圍繞審理案件過(guò)程中所形成的傳票、押票、提票、送達(dá)證、執(zhí)行通知書等。
行政文書包括：收文、發(fā)文底稿、電報(bào)底稿、內(nèi)部文件、會(huì)議記錄、電話記錄、出版物原稿、圖表、照片、錄音帶、帳冊(cè)、報(bào)表等。
訴訟文書和行政文書都是國(guó)家的重要檔案，各單位必須加強(qiáng)管理，定期立卷歸檔，個(gè)人不得長(zhǎng)期保留。
（二） 根據(jù)文書處理部門立卷的原則，本院訴訟文書由各審判庭經(jīng)辦的書記員整理立卷、歸檔；行政文書由各單位指定專職或兼職人員負(fù)責(zé)立卷。
訴訟文書在案件收到以后，承辦書記員應(yīng)即開始匯集有關(guān)本案的各種文書、證件，進(jìn)行立卷；行政文書在各單位承辦人辦理完畢以后，應(yīng)及時(shí)匯交本單位的文書管理人員歸入文卷。
書記員和文書管理人員對(duì)訴訟文書和行政文書應(yīng)當(dāng)隨時(shí)作好立卷工作，妥善保管，不得分散、遺失或損壞。
（三） 訴訟文書根據(jù)年度、審級(jí)，一案一號(hào)的原則立卷。由于審級(jí)不同，一個(gè)刑事或民事案件有兩個(gè)不同卷號(hào)時(shí)，再審卷并入終審卷，申訴卷并入審判卷；刑、民申訴案件分成兩個(gè)卷號(hào)的，應(yīng)當(dāng)并入最早的卷號(hào)。
行政文書由各單位根據(jù)本單位形成文件的具體情況，在年初自行編制案卷類目，按文件聯(lián)系的原則立卷。
（四） 行政文書中，凡本年度文件是上年度同屬一個(gè)問(wèn)題的文件的繼續(xù)時(shí)，本年度文件應(yīng)當(dāng)并入上年度的文卷。計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、決算等，應(yīng)當(dāng)列入針對(duì)的一年。多年的工作計(jì)劃，應(yīng)當(dāng)列入開始的一年。多年的總結(jié)，應(yīng)當(dāng)列入最后的一年。決議、決定、指示、條例等指導(dǎo)性文件，應(yīng)當(dāng)根據(jù)批準(zhǔn)、通過(guò)和簽發(fā)日期作為立卷的所屬年代。
一個(gè)行政文卷的卷內(nèi)文件，除有本條前款情形之一，允許放在一起的跨年度文件以外，不應(yīng)當(dāng)有其他跨年度的文件。
（五） 本院發(fā)文，凡經(jīng)本院幾個(gè)單位合辦的，由主辦單位立卷。本院與有關(guān)機(jī)關(guān)合辦的文書，由本院主辦的，定稿和草稿應(yīng)由本院承辦單位立卷；由其他機(jī)關(guān)主辦的，本院承辦單位應(yīng)將正本立卷。
本院收到同樣文件有兩份以上，分送幾個(gè)單位時(shí)，由主辦單位立卷。
（六） 普通文書（包括明碼電報(bào)）和機(jī)密文書（絕密文件、機(jī)密文件和密碼電報(bào)）應(yīng)當(dāng)分開立卷。對(duì) 《最高人民法院文書檔案保管期限表》規(guī)定“永久保存”、“長(zhǎng)期保存”、“定期保存”的文件應(yīng)當(dāng)分別立卷。但屬同一問(wèn)題的文件，保管期限不同的，“長(zhǎng)期”并入“永久”，“定期”并入“長(zhǎng)期”立卷。
本院形成的有重要指導(dǎo)意義的文件的主要修正稿和最后定稿應(yīng)當(dāng)單獨(dú)立卷。
（七） 全國(guó)司法會(huì)議及專業(yè)會(huì)議的文件（如開會(huì)通知、出席人名單、會(huì)議上的報(bào)告、總結(jié)、決議、會(huì)議記錄、發(fā)言以及有關(guān)參考文件、資料等）應(yīng)當(dāng)在會(huì)議結(jié)束以后，由會(huì)議秘書部門的人員及時(shí)負(fù)責(zé)整理立卷，交辦公廳秘書處，列入所屬年代統(tǒng)一歸檔。
（八） 根據(jù)院領(lǐng)導(dǎo)指示擬寫的文件，在文件發(fā)出后，由該文件的擬寫人員負(fù)責(zé)整理立卷歸檔。
本院正、副院長(zhǎng)工作中形成的文書（包括在外地的講話等），由院長(zhǎng)秘書或隨行人員整理立卷，但因兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)而產(chǎn)生的文件除外。
工作人員因公外出（包括參加會(huì)議或工作組）給院領(lǐng)導(dǎo)寫的信件、工作報(bào)告的原件或底稿，以及帶回下級(jí)法院的重要文件，應(yīng)當(dāng)按文件的問(wèn)題、性質(zhì)立卷，送有關(guān)業(yè)務(wù)單位按期歸檔。
（九） 各單位立卷工作，應(yīng)按以下要求進(jìn)行：
（1）卷內(nèi)文件應(yīng)系統(tǒng)、完全，用統(tǒng)一規(guī)定的卷皮和卷底裝訂整齊。對(duì)訴訟案卷卷皮上的審級(jí)、案由、當(dāng)事人姓名和行政文卷卷皮上的單位、標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)書寫準(zhǔn)確、清楚，文字要簡(jiǎn)明、確切，能反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容，不要省略。對(duì)破損的文件應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)。在裝訂線外有字跡的文件或紙面過(guò)小的書寫材料，都要加貼襯紙。對(duì)難以辨識(shí)字跡的文件，應(yīng)當(dāng)附上抄件。外文文書應(yīng)當(dāng)譯成中文副本附在后面。
（2）訴訟文書立卷，按文件的形成順序排列，要準(zhǔn)確地反映案件審理的整個(gè)過(guò)程。有關(guān)案件的證物，凡是能夠附卷的，都應(yīng)詳細(xì)登記，裝入證物袋附卷保存：不能附卷的，應(yīng)當(dāng)另行立卷或包裝，注明年度、審級(jí)、案由、當(dāng)事人姓名和卷號(hào)，隨同本案卷宗歸檔。
行政文書立卷，應(yīng)當(dāng)根據(jù)文件的相互聯(lián)系，按時(shí)間順序自上而下地排列，來(lái)文和復(fù)文必須集中一起，復(fù)文應(yīng)當(dāng)放在來(lái)文的后面，附件應(yīng)當(dāng)放在正件的后面。
（3）卷內(nèi)文件除空白紙外，應(yīng)當(dāng)逐頁(yè)編號(hào)。審判案卷和行政文卷都應(yīng)按卷內(nèi)文件順序，逐件填寫卷內(nèi)目錄，放在卷內(nèi)首頁(yè)。
刑、民事申訴案卷，一般可不編頁(yè)號(hào)和填寫卷內(nèi)目錄，但后來(lái)已形成審判案件或經(jīng)本院實(shí)行審判監(jiān)督對(duì)申訴起重大作用的（如平反、改判等），仍應(yīng)按審判案卷的立卷標(biāo)準(zhǔn)立卷。
（4）案卷必須用線繩三眼裝訂。同一問(wèn)題文件過(guò)多，可以分冊(cè)裝訂。裝訂前應(yīng)將文件上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘傥锶刻蕹?/p>
（5）審判案卷裝訂以后，應(yīng)當(dāng)在卷底裝訂線上貼上封紙，加蓋立卷人名章或用毛筆（鋼筆）簽名。行政文卷應(yīng)在卷尾附一張備考表，說(shuō)明卷內(nèi)的完整情況，并注明表內(nèi)有關(guān)項(xiàng)目。
已歸檔的審判案卷，調(diào)卷人需要增訂續(xù)件時(shí)，必須按照上述要求作好編目、編號(hào)、裝訂、貼封、簽名等工作，以保證案卷的立卷質(zhì)量。
（十） 各單位已立好的全部文卷，應(yīng)當(dāng)根據(jù) 《最高人民法院文書檔案保管期限表》有關(guān)規(guī)定，標(biāo)明文卷的保管期限。并按照不同的保管期限，分別系統(tǒng)地排列全部文卷，編定本單位文卷的文書處理號(hào)。
（十一） 審判案卷應(yīng)當(dāng)在案件辦結(jié)、送達(dá)證退回以后訂卷歸檔。刑、民申訴案卷，在承辦單位保管二年后歸檔。行政文卷每年歸檔一次，根據(jù)立卷的不同保管期限，編制卷宗目錄各兩份，于第二年上半年向檔案科移交。
（十二） 為了檔案的利用和戰(zhàn)備需要，建立備用行政檔案。本院發(fā)出的工作上具有指導(dǎo)意義的行政文書（如指示、決定、批復(fù)、通知、重要會(huì)議的主要文件等），各承辦單位除按規(guī)定整理歸檔以外，還應(yīng)該把發(fā)出的文件保存三份正本，隨同歸檔的文卷，送交檔案科，以便查閱使用。
